Wir suchen für unseren Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz für den Chief Digital Officer

Die Hansestadt Lübeck wird Smart City (Koordination ihrer digitalen Transformation übernimmt der Chief Digital Officer (CDO), der die Aktivitäten in der Stadtverwaltung koordiniert und steuert. Als Assistenz für den CDO koordinieren Sie Termine und Anfragen, bereiten Termine vor und achten auf die Umsetzung der getroffenen Absprachen. Gleichzeitig unterstützen Sie den Bereich maßgeblich bei der Haushaltsbewirtschaftung sowie bei der Erstellung von Berichten für politische Gremien.
Aufgaben

• die Koordinierung, Verantwortung und Planung der Termine des Chief Digital Officers der Hansestadt Lübeck in einem besonders abwechslungsreichen und innovativen Arbeitsumfeld
• Haushaltssachbearbeitung für den Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie
• eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation mit Assistenzen von Entscheidungsträgern aus Kommunal- und Landesverwaltungen sowie der Privatwirtschaft
• die Sitzungsvor- und Sitzungsnachbereitung sowie die Ergebnissicherung,
• die Überwachung der Aufgabenerledigung, Dokumentationen und Aktenführung
• Berichtswesen und die selbstständige Erarbeitung von Informationsmaterial
• die Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Profil

• Abgeschlossene Laufbahnprüfung für die Laufbahn der Fachrichtung Allgemeine Dienste, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (ehem. Mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst) oder Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung

oder

• abgeschossene Ausbildung im Bürobereich (z.B. Kauffrau / -mann für Bürokommunikation)

Weiterhin erwartet werden:

• vorzugsweise praktische Erfahrungen als Assistenz und/ oder in Querschnittstätigkeiten (Haushalt, Finanzen, Personal, Gremienarbeit) in einer größeren Organisation
• grundlegende Kenntnisse im Haushaltsrecht
• ein gutes Verständnis von IT und Digitalisierung
• idealerweise MACH-Kenntnisse
• eine hohe Kunden-, Team- und Ergebnisorientierung
• eine eigenverantwortliche, selbstständige und ziel-, sowie ergebnisorientierte Arbeitsweise
• die Fähigkeit, im Voraus zu denken, zu koordinieren und zu priorisieren
• verbindliches, freundliches und überzeugendes Auftreten
• hohe Kommunikationsstärke, soziale Kompetenz, Kreativität und Kooperationsbereitschaft
• hohe Belastbarkeit bei schwankendem Arbeitsvolumen mit Termindruck
• sehr sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen z.B. MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint und Word)

Wir bieten

• Ein attraktives Lebensumfeld in der Hansestadt Lübeck mit etwa 220.000 Einwohnern und mittelalterlicher Innenstadt. Sie finden hier Kultur, Natur, Wissenschaft und nicht zuletzt die Ostseeküste.
• Die Mitarbeit in einem engagierten Team im Umfeld des Bürgermeisters und der Stadtpolitik. Ihre Stelle ist bei der Hansestadt Lübeck im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie unter der Leitung des Chief Digital Officers angesiedelt.
• Eine Aufgabe, die Ihnen ermöglicht, aktiv an der digitalen Transformation der Hansestadt Lübeck mitzuarbeiten und diese auch mitzugestalten.
• Gute Zusammenarbeit, gegenseitiges Vertrauen, Selbstständigkeit und Loyalität sind für uns selbstverständlich.
• Wir wollen den Standort Lübeck und die Verwaltung modern, digital und bürgerfreundlich ausrichten und bieten Ihnen die Möglichkeit, die Verwaltung in einer Aufbruchsphase aktiv mitzugestalten.
• Einen Arbeitsplatz, der nur fünf Gehminuten vom Hauptbahnhof Lübeck entfernt ist, was Ihnen eine bequeme Anreise ermöglicht. Auch die Altstadtinsel ist fußläufig in 10 Minuten erreichbar.
• Zusätzlich erhalten Sie die Vorteile eines sicheren und familienfreundlichen Arbeitsplatzes mit flexibler Zeitgestaltung.